Faktura - wzory, które musisz znać - Przystań w sieci

Faktura stanowi najpopularniejszy dokument potwierdzający sprzedaż towaru lub realizację wykonanych usług, a także dokonanie zapłaty za nie. Choć największą popularnością z pewnością cieszy się faktura VAT, wcale nie jest to jedyny typ. Warto wiedzieć, że niezbędne elementy, które muszą znaleźć się na fakturze, zostały sprecyzowane w rozporządzeniu Ministra Finansów. Ich brak może być powodem do wątpliwości ze strony urzędników co do ważności dokumentu. Warto więc skorzystać z konkretnych narzędzi, w których została zdefiniowana faktura, wzory faktur i najważniejsze dane.

1. Niezbędne elementy faktury (VAT i nie tylko)

2. Rodzaje faktur – wzór faktury

3. Jak najlepiej wystawiać faktury?

Kogo powinien zainteresować wzór faktury VAT? Kto jest odpowiedzialny za jej wystawienie? Zgodnie z ogólną praktyką, przedsiębiorcy używają faktur do udokumentowania swoich transakcji. Kiedy nabywcą jest firma, wystawianie faktury jest obowiązkowe. Jeśli kupującym jest osoba prywatna, faktura jest wystawiana tylko na życzenie. Od 2014 roku firmy zwolnione z VAT także muszą wystawiać faktury.

Niezbędne elementy faktury (VAT i nie tylko)

Jeśli w przypadku twojej firmy konieczna jest faktura wzory dokumentów z pewnością ułatwią ci zadanie. Niezależnie od nich trzeba jednak wiedzieć, jakie elementy są kluczowe z punktu widzenia poprawności dokumentu. Na fakturze muszą znaleźć się:

numer faktury – zgodny z firmową dokumentacją,
datę wystawienia faktury / data sprzedaży / data wykonania usługi,
opcjonalnie data zakończenia dostawy towarów i usług,
dane sprzedawcy,
dane nabywcy towarów,
nazwa towaru lub usługi,
ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
cena i wartość sprzedaży netto,
sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną z podatku,
kwoty podatku,
kwotę należności ogółem.

Niezależnie od tego, czy ma być przez ciebie wystawiona faktura VAT czy faktura bez VAT wzory dokumentów zdecydowanie ułatwiają pracę.

Czytaj również: Skanowanie 3D - czym jest, do czego służy i na czym polega?

Rodzaje faktur – wzór faktury

Jak wspomnieliśmy już wcześniej, faktura VAT zdecydowanie należy do najpopularniejszych dokumentów, natomiast wcale nie jest jedynym. Poznaj również inne opcje.

Faktura proforma

Nie posiada numeru VAT, natomiast znajdują się na niej wszystkie pozostałe informacje przewidziane na fakturze VAT. Służy jako potwierdzenie zamówienia lub przedstawienie kosztów przed oficjalnym rozpoczęciem transakcji.

Faktura bez VAT

Ten typ faktury jest przeznaczony dla przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z VAT. Faktura bez VAT jest tworzona według tych samych reguł co standardowa faktura, ale ważne jest, aby zawierała informację o zwolnieniu z podatku.

Faktura uproszczona

Zawiera ograniczone informacje w porównaniu z pełną fakturą VAT. Na dokumencie znajdują się numer i data wystawienia faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, opis sprzedanych towarów lub usług, wartość towarów i usług oraz łączna wartość brutto, stawka VAT, jeśli się ją stosuje.

Faktura ryczałtowa

Stosuje się ją przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych. Znajdziemy na niej podstawowe informacje, takie jak numer faktury i data jej wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy oraz opis transakcji. Nie uwzględnia szczegółowych wartości towarów/usług ani stawek podatku VAT.

Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa jest wystawiana, gdy przedsiębiorca otrzymuje od nabywcy część płatności, czyli zaliczkę, za sprzedany towar lub wykonaną usługę.

Faktura odwrotne obciążenie

To specyficzny rodzaj faktury, generowany, gdy nabywca towaru lub usługi przejmuje odpowiedzialność za rozliczenie podatku VAT. Taką możliwość mają jedynie ci podatnicy, którzy handlują towarami z listy zamieszczonej w załączniku do ustawy o VAT. Ważne, by zarówno sprzedawca, jak i nabywca, byli aktywnymi płatnikami VAT.

Korekta faktury

Jak najlepiej wystawiać faktury?

Rozporządzenie ministra finansów nie określa, w jaki sposób powinna zostać wystawiona faktura, a zatem można to robić w dowolny sposób, o ile tworzone dokumenty spełniają wymienione powyżej wytyczne. Coraz rzadziej spotyka się jednak faktury w formie papierowej, a przedsiębiorcy wykorzystują do tworzenia faktur oprogramowanie. Opcje są dwie:

program do faktur online,
program do faktur zainstalowany na komputerze.

Czytaj również: UX Designer - na czym polega ten zawód, co robi UX Designer?

Do wykorzystania masz także bardzo wygodne wzory faktur, które są w sprawdzonych serwisach aktualizowane na bieżąco i nie wymagają podejmowania żadnych dodatkowych działań. Wystarczy uzupełnić konieczne dane. Później pozostaje już tylko wysyłka faktury do kontrahenta e-mailem bez opuszczania konta. Często w tego rodzaju serwisach można również liczyć na wsparcie księgowych, którzy służą użytkownikom dodatkowymi poradami.

Jak wspomnieliśmy już wcześniej, coraz bardziej popularną formą fakturowania jest wystawianie faktur online. To bardzo wygodna opcja, w której jedynym koniecznym warunkiem jest połączenie z Internetem. Faktura zapisana i przesłana w PDF-ie, zawierająca wszystkie wymagane prawem informacje, nie wzbudzi wątpliwości urzędników, o ile spełnione są inne warunki dotyczące e-faktur.