Pierwsze prawo Parkinsona, czyli czemu wciąż pracujesz

Cyryl Parkinson, brytyjski historyk i pisarz, zasłynął jako niestrudzony tropiciel uchybień i schematów działania pracowników urzędów, a jego studia nad biurokracją przeszły do praktycznego leksykonu podstawowych zasad. Dzięki wieloletnim badaniom sformułował kilka praw, które do dziś odnosi się choćby do zasad zarządzania czasem i organizacją pracy. To swoiste spostrzeżenia, które doskonale opisują ludzką naturę.

Pierwsze prawo Parkinsona

Rezultatem badan Parkinsona było zdefiniowanie następującego prawa „wykonywana praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas potrzebny na jej wykonanie”, czy jeszcze inaczej „jeśli pracownik ma czas na wykonanie określonego zadania, na pewno zostanie ono wykonane w ostatnim możliwym terminie”. Na pewno znasz tą zasadę z autopsji. Jeśli byłeś na studiach, pomyśl, w którym momencie akademik zamierał i wszyscy rzucali się do nauki? Oczywiście, na trzy dni przed sesją. Podobnie jest w urzędach. jeśli złożysz pismo, urzędnik ma zwykle dwa tygodnie na to, aby je rozpatrzeć. Nie łudź się, że zrobi to wcześniej. Być może to ty jesteś urzędnikiem i wiesz na pewno, że masz czas, więc spokojnie przekładasz pismo z kupki na kupkę. Sterta rośnie, a ty nie radzisz sobie już z terminami, bo zbyt wiele rzeczy się nawarstwiło.

Kochamy odkładać, oduczmy się tego

Prokrastynacja, to takie trudne słowo, a tak naprawdę tę czynność znamy wszyscy. To nic innego, jak odkładanie wszystkiego, co tylko się da, na potem. Tylko to słabe rozwiązanie, bo choć pracy nie wykonujemy, to w naszej głowie tkwi myśl o konieczności realizacji zadania, a to sprawia, że nie potrafimy się „wyluzować”. Czasem to coś bardzo prostego i wystarczy mobilizacja terminowa, abyśmy wykonali zadanie błyskawicznie. Naucz się, że nie warto czekać i jeśli tylko zadanie jest możliwe do zrealizowania, rób to natychmiast.

Nie przerywajmy

Bardzo często przerywamy sobie wykonanie pracy, czynnościami mało istotnymi. Czasem wystarczy wstać po kawę, aby spędzić przy biurowym ekspresie pół godzinki na przyjemnej pogawędce. Nie ma w tym nic złego, tyle że potem przez kolejne pół godziny koncentrujemy się ponownie na wykonywanej uprzednio czynności. Co więcej, często sami prowokujemy sytuację, które usprawiedliwią nasze opóźnienia. Starajmy się najpierw zakończyć zadanie, a dopiero potem „zafundować” sobie premię.

Unikajmy rozpraszaczy

Czasem trudno nam się skoncentrować na zadaniu, a najgorsze co możemy wtedy zrobić to poddanie się sile rozpraszaczy. W skupieniu się może przeszkadzać nam wszystko: dzwoniący telefon, koleżanka z biurka obok, czy zbyt głośno grająca muzyka. Co więcej, bywa i tak, że podobnie jak w przypadku przerw, sami prowokujemy i akceptujemy rozpraszacze, reagując zbyt ochoczo, choćby na informacje z mediów społecznościowych.

Limitujmy sobie czas

Kiedy mamy przed sobą zadanie do wykonania, postarajmy się monitorować czas jego realizacji. W ten sposób opanujemy umiejętność skracania czasu i jego efektywnego wykorzystania, bo sami będziemy narzucać sobie limity potrzebne na wykonanie pracy. Skracanie czasu pracy wzmocni naszą efektywność. Z punktu widzenia prawa Parkinsona najtrudniej jest, gdy zadanie jest złożone i wymaga od nas podjęcia kilku czynności. Wtedy najprostszym rozwiązaniem będzie podzielnie go na mniejsze „odcinki” i realizowanie ich w określonej kolejności.

Podsumowanie

Zapoznając się z charakterystyką praw Parkinsona, można skutecznie zauważyć w sobie przeszkody przed sukcesywnym ukończeniem pracy. Warto pielęgnować w sobie nowe nawyki, do których odwołuje się Parkinson w swoich prawach.